Σύνοψη για διαχειριστές πολυκατοικιών & επαγγελματίες: πώς χρησιμοποιείται ο λογαριασμός σου στο Polycore με σεβασμό στο GDPR.
Αποθηκεύονται στοιχεία λογαριασμού, πολυκατοικίες, διαμερίσματα, ένοικοι, χρεώσεις κοινοχρήστων, υπόλοιπα, έγγραφα (PDF/εικόνες), σημειώσεις, ρόλοι χρηστών και ιστορικό ενεργειών (π.χ. κλείσιμο μήνα, αποστολή ειδοποιήσεων). Τα δεδομένα ανήκουν στον λογαριασμό σου και παραμένουν χωριστά από άλλους πελάτες της πλατφόρμας.
Τα δεδομένα μένουν σε υποδομή Amazon Web Services στην περιοχή eu-central-1 (Φρανκφούρτη). Ο λογαριασμός, οι πολυκατοικίες, οι ένοικοι, οι χρεώσεις και τα υπόλοιπα είναι στη βάση της εφαρμογής σε αυτόν τον server. Τα PDF κοινοχρήστων και οι φωτογραφίες παραστατικών είναι σε Amazon S3 στην ίδια περιοχή. Τα email φεύγουν μέσω Amazon SES. Η Cloudflare τερματίζει το HTTPS. Πληρωμές με κάρτα γίνονται στη Stripe. Η σύνδεση με Google στέλνει στη Google μόνο την ταυτοποίηση. Κάθε πάροχος επεξεργάζεται μόνο ό,τι χρειάζεται η δική του λειτουργία.
Τα κοινοχρήστα μένουν όσο ο λογαριασμός της εταιρείας είναι ενεργός, γιατί τα χρειάζεσαι για τη διαχείριση και τις νόμιμες τηρήσεις. Η διαγραφή μιας εταιρείας γίνεται από τον operator του Polycore, στην οθόνη Πελάτες, με επιβεβαίωση του email. Σβήνει το workspace, το ταχυδρομείο της εταιρείας και τα αρχεία της στο S3, και κλείνει τη σύνδεση αυτής της εταιρείας και των υπαλλήλων της. Το ιστορικό ενεργειών κρατά το ότι έγινε η διαγραφή, χωρίς τα ονόματα, τα κτίρια και τις λεπτομέρειες. Αίτημα διαγραφής στέλνεται και στο [email protected]. Η διαγραφή δεν αγγίζει τον λογαριασμό του operator.
Για δεδομένα ενοίκων και τρίτων που καταχωρείς, εσύ είσαι συνήθως υπεύθυνος επεξεργασίας: χειρίζεσαι αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, περιορισμού και διαγραφής σύμφωνα με το GDPR. Για τον ίδιο τον λογαριασμό σου, χρησιμοποίησε τις ρυθμίσεις προφίλ και επικοινώνησε μαζί μας όταν χρειάζεσαι βοήθεια.
Η επεξεργασία στηρίζεται σε σύμβαση παροχής υπηρεσίας, έννομο συμφέρον για ασφάλεια και ποιότητα υπηρεσίας, καθώς και — όπου απαιτείται — στη συναίνεση για συγκεκριμένα μηνύματα ή ενσωματώσεις. Κράτα απλή τεκμηρίωση ώστε να μπορείς να εξηγείς στους ενοίκους σου τι συμβαίνει με τα δεδομένα τους.
Συλλέγουμε μόνο όσα πεδία χρειάζονται για διαχείριση πολυκατοικίας, κοινόχρηστα, υπόλοιπα και έγγραφα. Η πρόσβαση στον λογαριασμό σου είναι προσωπική ή μέσα ελεγχόμενης ομάδας· οι ρόλοι (π.χ. CEO, διαχειριστής) περιορίζουν το ποιος βλέπει ευαίσθητα στοιχεία.
Αν χρησιμοποιηθούν υπηρεσίες εκτός ΕΕ/ΕΟΧ (π.χ. cloud πάροχοι), εφαρμόζονται τυπικοί μηχανισμοί προστασίας (π.χ. ρήτρες του Ευρωπαϊκού Δικαίου ή ισοδύναμα μέτρα) ώστε το επίπεδο προστασίας να παραμένει ευθυγραμμισμένο με το GDPR.
Το μηχάνημα ελέγχει αν η εφαρμογή απαντά. Αυτός ο έλεγχος δεν στέλνει email. Σε παραβίαση που επηρεάζει προσωπικά δεδομένα ακολουθούμε τις υποχρεώσεις ενημέρωσης αρχής και υποκειμένων όπως ορίζει ο νόμος.
Η μεταφορά είναι κρυπτογραφημένη. Τα δεδομένα κάθε εταιρείας μένουν στον δικό της λογαριασμό. Το δεύτερο βήμα σύνδεσης ανάβει μόνο αν το workspace το ενεργοποιήσει από τις Ρυθμίσεις. Ο υπάλληλος έχει δικό του λογαριασμό: το κλείσιμό του δεν αλλάζει τον κωδικό της εταιρείας. Η εγγραφή νέας εταιρείας γίνεται μόνο με πρόσκληση.
Χρησιμοποιούμε τεχνικά cookies που είναι απαραίτητα για τη σύνδεση και τη λειτουργία της εφαρμογής (session, JWT refresh). Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα σε διαφημιστικά δίκτυα· τυχόν αναλυτικά περιορίζονται στη βελτίωση της υπηρεσίας.
Όταν συνδέεσαι με Google, το Polycore ζητά πρόσβαση μόνο για ταυτοποίηση (email, βασικό προφίλ) ώστε να δημιουργηθεί ή να συνδεθεί ο λογαριασμός σου. Δεν πουλάμε, δεν νοικιάζουμε και δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα Google για διαφημίσεις. Η χρήση πληροφοριών από Google APIs συμμορφώνεται με την Πολιτική Περιορισμένης Χρήσης (Limited Use) της Google: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
Για αιτήματα απορρήτου, ενημερώσεις επεξεργασίας ή ερωτήσεις σχετικά με αυτή τη σύνοψη, επικοινώνησε στο [email protected]. Για ενοίκους που διαχειρίζεσαι ως διαχειριστής, κράτα στοιχεία επικοινωνίας σαφή και προσβάσιμα.