Σύνοψη για διαχειριστές πολυκατοικιών & επαγγελματίες: πώς χρησιμοποιείται ο λογαριασμός σου στο Polycore με σεβασμό στο GDPR.
Αποθηκεύονται στοιχεία λογαριασμού, πολυκατοικίες, διαμερίσματα, ένοικοι, χρεώσεις κοινοχρήστων, υπόλοιπα, έγγραφα (PDF/εικόνες), σημειώσεις, ρόλοι χρηστών και ιστορικό ενεργειών (π.χ. κλείσιμο μήνα, αποστολή ειδοποιήσεων). Τα δεδομένα ανήκουν στον λογαριασμό σου και παραμένουν χωριστά από άλλους πελάτες της πλατφόρμας.
Η υπηρεσία τρέχει σε ασφαλή cloud υποδομή (AWS) με κρυπτογραφημένη μεταφορά (HTTPS) και προστασία DNS/TLS μέσω Cloudflare. Για email ειδοποιήσεων χρησιμοποιείται Amazon SES· για ουρές εργασιών (PDF, μαζική αποστολή) Redis/Celery. Οι πάροχοι επεξεργάζονται μόνο όσα δεδομένα χρειάζονται για τη συγκεκριμένη λειτουργία.
Ο χρόνος τήρησης καθορίζεται από την επιχειρηματική σου πρακτική και τις νομικές σου υποχρεώσεις (π.χ. φορολογικά ή αρχεία πολυκατοικίας). Η πλατφόρμα δεν «καθαρίζει» αυτόματα ιστορικό κοινοχρήστων ή έγγραφα εκτός αν το ρυθμίσεις ρητά.
Για δεδομένα ενοίκων και τρίτων που καταχωρείς, εσύ είσαι συνήθως υπεύθυνος επεξεργασίας: χειρίζεσαι αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, περιορισμού και διαγραφής σύμφωνα με το GDPR. Για τον ίδιο τον λογαριασμό σου, χρησιμοποίησε τις ρυθμίσεις προφίλ και επικοινώνησε μαζί μας όταν χρειάζεσαι βοήθεια.
Η επεξεργασία στηρίζεται σε σύμβαση παροχής υπηρεσίας, έννομο συμφέρον για ασφάλεια και ποιότητα υπηρεσίας, καθώς και — όπου απαιτείται — στη συναίνεση για συγκεκριμένα μηνύματα ή ενσωματώσεις. Κράτα απλή τεκμηρίωση ώστε να μπορείς να εξηγείς στους ενοίκους σου τι συμβαίνει με τα δεδομένα τους.
Συλλέγουμε μόνο όσα πεδία χρειάζονται για διαχείριση πολυκατοικίας, κοινόχρηστα, υπόλοιπα και έγγραφα. Η πρόσβαση στον λογαριασμό σου είναι προσωπική ή μέσα ελεγχόμενης ομάδας· οι ρόλοι (π.χ. CEO, διαχειριστής) περιορίζουν το ποιος βλέπει ευαίσθητα στοιχεία.
Αν χρησιμοποιηθούν υπηρεσίες εκτός ΕΕ/ΕΟΧ (π.χ. cloud πάροχοι), εφαρμόζονται τυπικοί μηχανισμοί προστασίας (π.χ. ρήτρες του Ευρωπαϊκού Δικαίου ή ισοδύναμα μέτρα) ώστε το επίπεδο προστασίας να παραμένει ευθυγραμμισμένο με το GDPR.
Παρακολουθούμε την υγεία της υπηρεσίας και εφαρμόζουμε διαδικασίες για εντοπισμό και αντιμετώπιση περιστατικών. Σε περίπτωση παραβίασης που επηρεάζει προσωπικά δεδομένα, ακολουθούμε τις υποχρεώσεις ενημέρωσης αρχής και υποκειμένων όπως ορίζει ο νόμος.
Χρησιμοποιούμε σύγχρονες πρακτικές ασφάλειας: κρυπτογράφηση σε μεταφορά, απομόνωση δεδομένων ανά λογαριασμό, ισχυρούς κωδικούς και περιορισμένη πρόσβαση σε διαχειριστικά εργαλεία. Συνιστούμε ενεργοποίηση δύο παραγόντων όπου είναι διαθέσιμο και τακτική αναθεώρηση πρόσβασης στην πολυκατοικία σου.
Χρησιμοποιούμε τεχνικά cookies που είναι απαραίτητα για τη σύνδεση και τη λειτουργία της εφαρμογής (session, JWT refresh). Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα σε διαφημιστικά δίκτυα· τυχόν αναλυτικά περιορίζονται στη βελτίωση της υπηρεσίας.
Όταν συνδέεσαι με Google, το Polycore ζητά πρόσβαση μόνο για ταυτοποίηση (email, βασικό προφίλ) ώστε να δημιουργηθεί ή να συνδεθεί ο λογαριασμός σου. Δεν πουλάμε, δεν νοικιάζουμε και δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα Google για διαφημίσεις. Η χρήση πληροφοριών από Google APIs συμμορφώνεται με την Πολιτική Περιορισμένης Χρήσης (Limited Use) της Google: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy
Για αιτήματα απορρήτου, ενημερώσεις επεξεργασίας ή ερωτήσεις σχετικά με αυτή τη σύνοψη, επικοινώνησε στο [email protected]. Για ενοίκους που διαχειρίζεσαι ως διαχειριστής, κράτα στοιχεία επικοινωνίας σαφή και προσβάσιμα.